Kontrolle über alle Asset Klassen behalten

Ein leistungsfähiges Vermögenscontrolling ist für große Privatvermögen und Family Offices Grundvoraussetzung, um alle Vermögenswerte zu steuern und zu überwachen. Dieses Informationssystem ist ein zentrales Element des Risikomanagements und Vermögenserhalts. Nur mit einem leistungsfähigen Controlling ist es möglich, eine strategische Vermögensallokation zu definieren, umzusetzen und zu überwachen. Die Kunden erwarten, dass diese Informationen in Vermögensberichten und online aktuell sowie in Echtzeit verfügbar sind. Wesentlicher Bestandteil eines digitalisierten, konsolidierten Vermögenscontrollings ist demzufolge leistungsfähige Software.

Aufgrund der hohen Anforderungen hinsichtlich Diskretion und Datensicherheit sowie der Kompatibilität mit dem deutschen Steuerrecht setzen wir auf eine inländische Software. Die Vorteile moderner Programme wie QPLIX sind beispielsweise, dass sie „Shared Working” über das Internet ermöglichen, die Daten in Echtzeit verfügbar machen und die Nutzer in allen Anlageklassen individuell programmieren können. Gestiegene Eigeninitiative und -entscheidung bei Vermögenseigentümern und im Family Office unterstützen die Veränderung: weg von den bisherigen, teils über Jahrzehnte eingesetzten Systemen hin zu leistungsfähiger Software. Der Trend zu illiquiden Investments, Immobilien, Private Equity und Direktbeteiligungen erhöht die Anforderungen an ein modernes Controlling gleichfalls. Schließlich führen Generationennachfolge und das Engagement der „Digital Natives” zu dem Wunsch, auf die entsprechenden Informationen jederzeit und überall sicher zugreifen zu können.

Modernes Vermögenscontrolling steht für höchste Daten-Sicherheit, -Verfügbarkeit in Echtzeit und -Sharing, d. h. Co-Working und ortsungebundene Funktionalität. Idealerweise arbeiten Eigentümer, Family-Office-Mitarbeiter, ein Anlageausschuss oder Berater auf der gleichen Informationsbasis, direkt über dasselbe IT-System mit individuellen Zugangsberechtigungen. Darüber hinaus ist es erforderlich, dass alle existierenden Anlageklassen erfasst und kontrolliert werden können: neben Wertpapieren auch Immobilien, Unternehmensbeteiligungen, Private-Equity-Fonds und Hedgefonds sowie derivative Geschäfte. Viele Vermögensinhaber wollen auch Autos und Oldtimer, Yachten und Flugzeuge sowie Kunst zusammenstellen. Jede Anlageklasse soll dabei die Informationen liefern, die aus Sicht des Investmentmanagers erforderlich sind, um Entscheidungen zu treffen und die spezifische Vermögensklasse zu beurteilen. Zu einer Großimmobilie gehören beispielsweise durchschnittliche Vertragsrestlaufzeiten, Flächenleerstände, Mietindexierungen und Mieter-Ratings. Eine US-Direktbeteiligung weist Daten wie die Share-Klassen, ihre Verteilung und Rechtsbeschaffenheit und Verwässerungsberechnungen sowie auch einen Abgleich der Plan- und Ist-Zahlen auf.

Die Auswertungsspannbreite ist enorm: Sie reicht von der Konsolidierung über verschiedene Familienmitglieder und rechtliche Gesellschaften (wie Stiftungen, in- und ausländische Holdinggesellschaften), Anlageklassen bis hin zum sogenannten „Slice-and-Dice-Ansatz”. Dabei wird jedes Asset, jeder Eigentümer oder jede Einzeltransaktion aus dem großen Ganzen herausgenommen und von allen Seiten sowie nach verschiedensten Kriterien betrachtet. Mit einer integrierten Dokumenten-Management-Funktion lässt sich jedes beliebige Dokument dem Vermögensgegenstand zuordnen – vom Buchungsbeleg über Fotos bis hin zu Vertragsunterlagen.

Besonderer Mehrwert entsteht, wenn sich ein integriertes System zwischen dem Reporting nach Marktwerten und der Tax-Compliance des Vermögens entwickeln lässt. Moderne Programme, beispielsweise QPLIX, bieten elektronische Schnittstellen etwa zu Excel und der Steuerberater-Software DATEV. Darüber hinaus ist es möglich, Auswertungen nach Marktwert oder steuerlichen Gewinnermittlungsvorschriften zu erstellen. Voraussetzung ist ein einheitlicher Datenbestand über das Vermögen. Im Ergebnis liefert das gleiche System steuerliche Erträgnisaufstellungen und Daten, die jeder Steuerberater in die gesetzlich erforderlichen Steuererklärungen des Gesamtvermögens und seiner Eigentümer überführen kann. Somit sind die wesentlichen Bestandteile eines Tax -Compliance-Systems im Family Office abgedeckt. Ein Reporting nach dem Steuerrecht eines anderen Landes oder nach IFRS-Grundsätzen ist ebenfalls grundsätzlich möglich. Anfragen von Behörden im In- und Ausland können auf diese Weise kurzfristig und teilweise „auf Knopfdruck“ geliefert werden. Sie sind sowohl national als auch international im Zuge der starken Erweiterung der OECD Abkommen zum zwischenstaatlichen Informationsaustausch zu erwarten. Die Geschäftsführung im Family Office wird damit ihrer Verantwortung gerecht und kann nachweisen, dass sie ein angemessenes System zur Gewährleistung der Erfüllung aller gesetzlichen Pflichten installiert hat.

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In Deutschland wandelt sich papierbasiertes, vergangenheitsbezogenes Vermögensreporting zum modernen Online-Steuerungstool. So entsteht ein maßgebliches Instrument des Risikomanagements. Eigentümer und Family Offices können gerade in hektischen Marktzeiten schnell und mit klarem Echtzeit-Überblick Entscheidungen treffen. Ein modernes Vermögenscontrolling unterstützt sie zudem durch Information und Transparenz bei Vermögensübergabe und Nachfolge. Das Instrument ist ein Gewinn für die konstruktive und professionelle Zusammenarbeit aller beteiligten Personen und Institutionen rund um das zu verwaltende Vermögen.